タイムライン型の情報共有で、時差のあるメンバー同士でもストレスのない社内コミュニケーションの実現に成功

株式会社バーニーズ　ジャパン（以下、バーニーズ　ジャパン）は、米国発祥のスペシャリティストア「バーニーズ　ニューヨーク」の国内店舗（都内3店舗・横浜・神戸・福岡などの主要都市とアウトレットを含む国内12店舗とオンラインショップ）を展開する高級衣料専門店です。 店舗毎に異なる環境・空間を有し、季節ごとに変化するウィンドウディスプレイは、他のブランドとは一線を画した「バーニーズらしさ」を放っています。 ショーケースなどの什器や床のタイル1枚1枚にいたるまでこだわりぬかれた店舗に並ぶ、バーニーズのプライベートレーベルと世界中から仕入れたバーニーズセレクトの幅広いアイテムは、圧倒的なブランド数と質の高い品揃えが特徴です。また、売り場に立つスタッフの洗練された心地よい接客に魅了され、固定客の比率が高く20代から60代までの幅広い世代に支持されています。

バーニーズ　ジャパンでは、2006年に「サイボウズ Office」を導入し、業務の効率化と情報共有をすすめてきました。そして、2012年にはクラウド版「Garoon」の利用を開始。本社と店舗の情報共有を加速させ、社内のコミュニケーション強化による人材育成にも力をいれています。今回は、「Garoon」の運用を担当する情報システム担当の小林様、導入時に利用推進した総務人事担当の佐藤様、利用者の立場から経営企画担当の中本様、店舗運営担当の戸田様の4名にお話を伺いました。

バーニーズ　ジャパンで最初「サイボウズ Office」が導入されたのは2006年。それ以前の情報系システムは電子メールのみでした。

(佐藤様） 「当時、社内の共有情報は担当ごとにホワイトボードに掲示されていました。ホワイトボードから遠く離れた席に座っているメンバーはマイ双眼鏡を使って見ている人もいました（笑）これでは、社内はおろか店舗にまで情報を行き渡らせることは無理でした。」

(佐藤様）「店舗数と同時に従業員も増えていく中で、スピーディに細部まで情報を行き渡らせるにはグループウェアのようなツールが必要だと感じて探しはじめました。「サイボウズ Office」の導入を決めた大きな理由の一つとして、画面がシンプルかつ分かり易いなど、ユーザインターフェースが親しみやすいことから、利用者に特別な教育をすることなく使い始めることができる点でした。」

そして、最初の導入から6年後に、パッケージ版の「サイボウズ Office」からクラウド版「Garoon」へと移行します。移行の背景は何だったのでしょうか。

(佐藤様）「社内にグループウェアが定着してきて、次のステップとして『売上を共有できるポータルを作ろう』『社内の決裁・承認フローを電子化しよう』という計画がでてきました。そこで、システムをクラウド化することにしました。この時も、特に他社比較はせずにポータル機能があり、クラウド版ならワークフローが標準搭載していたので「Garoon」を選びました。」

(小林様）「もうひとつ、クラウド版を選んだのは、ワークフローを導入したことで店舗での電子決裁・承認も増え外部からアクセスしたいというニーズが高まったことが背景にあります。サイボウズのクラウドサービスなら、セキュアアクセスを使えばアクセス元端末を限定して外部アクセスを許可することが可能だったので、個人端末からのアクセスを許可させたくない、という要件を満たしていました。実は「Garoon」の利用を開始してからしばらくして、グループウェアの入れ替えを検討する機会があったことがあります。その時には、他社グループウェアも比較検討したのですが、エンドユーザから『サイボウズ製品を使い続けたい』という要望があり、定着率の高かったので入れ替えするのはやめました。」

スムーズに進むようになりました。スペースは大きなテーマがあって、テーマのなかで更に目的を分けてやり取りしたいときに便利です。」

(戸田様）「店舗では、オンラインで分科会を開くイメージでスペースを使っています。季節ごとの全店舗のウィンドウディスプレイを写真で共有してお互いが勉強したり、商品毎のセールスポイントの理解を深めるために議論したり。自然と知識が溜まっていくので、「Garoon」以外の他の商品に乗り換えて欲しくないと思った理由のひとつはここにあります。Garoon は空気みたいな存在で『全社で共有したいことは Garoon に残す』が普通になっています。」

(中本様）「当社には、商品の展開計画や買い付けをするMD（マーチャンダイザー）部門のメンバーがいます。海外で買付けも多く、現地からの連絡も頻繁にあります。MDのチームは、ディレクター、マネージャー、バイヤー、アシスタントの4人でコミュニケーションすることが多いのですが、海外にいるメンバーとは時差が発生します。一度の買い付けで多いときは200〜300の商品についてのやり取りをしている。これを電子メールでやっていると、どの商品のどの件について話しているのか分からなくなってくるんです。「Garoon」ならば時差に関係なく書き込みされた時系列に話が進んでいくので経緯を理解しやすい。41番に書き込んだ商品のことで・・・という返信も、簡単にできるので、4者間のコミュニケーションがスムーズに進むようになりました。」

同社ではG Suiteも併用しています。主に Gmail と Google ドライブ を利用されているとのことですが、どのように使い分けているのでしょうか。

(小林様）「Gmail は社外とのやり取りに使っています。「Garoon」から Gmail が起動するリンクを貼っているので、グループウェアを使っている延長上に「社外の人への連絡だから Gmail」と自然と使い分けています。」

社内コミュニケーションには、サイボウズのグループウェアの特徴である、本文＋コメント欄を使ったタイムライン形式の利点を活かして効率化を実現する一方で、社外とのやり取りはグループウェアと切り離した Gmail で行うことで電子メールトラブルによくある、宛先指定ミスが原因で起こる社内からの情報漏えいの防止にもつながっていることが分かります。

バーニーズ　ジャパンのWebサイトには、バーニーズ　ニューヨークの理念は「Select, don’t settle. —選べよ、固執するな」の一言に集約されると書かれています。安閑と落ち着くことなく、常に新しいものを探し、選びつづけることを意味し、バーニーズ　ジャパンもその理念を受け継ぎ、バーニーズに関わる全ての従業員が “バーニーズらしくあること“を自らに課しています。

(佐藤様）「バーニーズでのショッピングには、店舗で接客を受けながら買うことで初めて分かる発見や喜びがあり「またこのお店で」「またこの人から」買いたいと思わせる魅力がある。バーニーズで買い物をしたいと思ってくださるお客様のために、バックオフィスも含めてスタッフ全員の質を上げていく、そこにITの力は必ず必要だと思っています。グループウェアを使った日々の情報共有もそのためで、これからも上手く使っていきたい。」

(小林様）「ITの面では、レジを iPad に変えて無駄を省くといった業務改善の他に、リアル店舗が持っているバーニーズならではの強みをオンラインストアでも活かしたいと考えています。今はデジタルコミュニケーションに力をいれています。」

^{※本導入事例に記載されている内容は2021年8月現在のものです。}