メール誤送信防止ツールは当たり前のような存在、無くてはならないもの

2002年7月の創業以来、主婦の就職支援事業をはじめ、活躍の機会を得られずに埋もれていた優秀な人材に働く機会を提供してきました。現在も主軸は変わらず、人材派遣、人材紹介を中心としながらも、時代に合わせた価値を創造すべく、現在はRPA領域にも進出し専門のエンジニアを採用してサービス提供を行っております。そしてビースタイルにかかわるすべての人と共に幸せになる理念達成の為に歩んでおります。

私は導入時の担当ではないのですが、聞いているところでは誤送信防止の機能というよりも自動圧縮の方がメインでした。また、業態として大量の個人情報を扱っていることに加えて、Pマークを取得している関係上、外部メール送信にお けるセキュリティサービスは必要不可欠という事で、両者を叶えるツールの導入を検討しておりました。そこで、メール誤送信防止も同時に行えて、自動圧縮も行ってくれるメール誤送信防止サービスの導入を進めたと伺っております。

やはり、添付ファイルにパスワードをつけるというルールがあってもそれを社員に徹底させるのが難しい、そして管理者側で徹底されているかどうかも追えない。そこで確実な手法と、可視化させるという事を考えてメール誤送信防止サー ビスを導入することになりました。

実は以前、個人情報漏洩事故が起こったことがあり、それもあって外部にメールを送信する時には添付ファイルにパスワードを設定する事が社内ルールとして定められました。しかし、社員数が増えるに連れて事故の可能性は高まるため、従業員任せの仕組みから自動暗号化へと変革できるメール誤送信防止の導入に動いた形になります。実際に導入の前と後では、メールが原因の事故は大幅に減りました。それ以前は一斉送信のメールの宛名をBCCに入れずにCCに入れてしまう、といったケースが起こることがございましたので、それを防げたときはシステムの利便性を感じます。

実際、何かシステムを導入していて暗号化や保留がされているという意識をしなくても良いというのも大きなポイントの一つです。それだけ馴染んでいるというか、空気みたいなものですね。あって当たり前の物になっています。暗号化の広報や、教育を簡略化できるという点でも工数削減に一役買っています。何もしなくても、自動化されているので100%全員ができるというのは大きいですね。

現在利用している一時保留、添付ファイルの自動暗号化に加えて、新入社員などの一部従業員を対象とした上長承認機能の適用であったり、第三者PlayBack機能（TOやCCに入れた社内メンバーが送信者に代わって送信メールを取り消す機能）を活用し、よりセキュアな環境を実現できるよう検討を続けたいと思います。

^{※本導入事例に記載されている内容は2020年3月現在のものです。}