徹底した業務効率化とセキュリティリスク対策を支えるクラウドサービス

病院経営を効率化するITシステムを手掛けるメディカル・データ・ビジョン株式会社様。具体的には、日本中の医療機関が抱えている莫大なメディカル（医療）・データを”可視化（ビジュアライズ）”するツールやサービスの開発・提供を行っています。豊富な実証データに基づき、医療機関の様々な業務改善をお手伝いさせていただくことで、何よりも患者さまの健康向上・促進と、ひいては日本社会における医療全体のより良い姿を目指しています。

そんな企業が自社の業務を効率化するツールとして選択したのが G Suite™ でした。その導入について、担当の水村様、福岡様、砂川様にお話をうかがいました。

会議を効率化することを特に徹底しています。人件費を総労働時間で割って1人1時間あたりの会議原価を算出し、「この会議には◯◯円の原価がかかっています」と会議を始めます。さらに終了時刻になれば、途中でも会議を終了しなければいけないので、参加者全員が効率的に進めようと意識することができます。結果として会議の数自体もかなり減らすことができました。

Google のクラウドサービス G Suite を活用し、外出先でもメールを確認したり、データを共有したりできるようにしています。以前は、外出先で業務を行うために、Wi-Fi環境とノートPCが必要だったのですが、いまはスマートフォンやタブレットでいつでも業務を行うことができます。そのため、外出が多い当社の営業は大変助かっています。業務上お客様先である病院に常駐する社員が多いので、1週間以上会社をあけることが頻繁にあり、そのような業務環境において、G Suite のメリットは非常に大きいです。

以前は、メールはレンタルサーバを利用しており、セキュリティの観点からクライアントPCに情報が残っていることに課題を感じていました。クライアントPCに情報が残っていると、紛失や故障の際にデータが失われてしまいます。さらに紛失の場合、第三者に悪用されてしまうというリスクもあります。クラウド型のG Suite にはそのような心配が一切ないので安心して利用することができます。

グループウェアとしてさらに活用するために、rakumo 拡張ツールを利用しています。カレンダーは以前利用していたグループウェアと同じように、日本の標準的なレイアウトに見慣れていたので、変えたくありませんでしたし、 G Suite と二重ログインが必要になることも避けたかったので、rakumo はまさに当社にぴったりのツールでした。

また、会社が急成長し急激に社員数が増えていた時期に、rakumo ボードを使って社員紹介をしてみると大変好評で、rakumo でコミュニケーションする習慣が社員に定着しました。

どちらも簡単に使えるので、すぐに浸透しました。このようなツールを導入する際にもっとも重要なのはいかに全社員に浸透させるかということです。rakumo 製品は操作性がよく、簡単に使えるのでその心配はまったくありませんでした。

当社は、東京と九州に拠点があり、そのどちらでも同じように業務ができるようにしたいと思っています。とはいえデータセンターを構え、オンプレミスでシステムを構築したりすることは難しいので、SaaSをどんどん活用していきたいと考えています。USENさんには当社のニーズに合ったさまざまなクラウドサービスを提案いただきたいです。さらに、クラウドサービスが増加することで、アカウントの管理が煩雑になる懸念があるので、シングルサインオンのできるサービスについても提案を期待します。

^{※本導入事例に記載されている内容は2016年12月現在のものです。}