メール誤送信の防止と光電話のコスト削減に USEN GATE 02 のサービスを採用

JTBグループの中でも、当社の事業内容は主にJTBが取り扱う旅行のサポートという事になります。JTBの海外旅行商品である「ルックJTB」をご利用される方への旅行案内書類の発送や外貨の両替やVISA（査証）取得のための手続き、成田国際空港や東京国際空港から海外旅行に行かれる方の斡旋等を行っています。また、企画ツアーの受付窓口、法人系団体旅行の旅行手続き業務なども提供しております。

まずUSENさんのサービスを導入したきっかけは、当社内でメールの誤送信という問題がありました。頻繁に起こることではなく、極稀に発生するトラブルではあるのですが、やはりメールの送信自体は人間の行うことなので、どうしてもミスが発生してしまいます。 そこで当社の社長からメールの誤送信に対しての対策を講じるように指示がありました。 様々な会社のサービスを比較したのですが、正直どこも大きな差はなかったのです。 そんな中、USENさんのサービスはメールアドレス毎、アカウント単位でサービスに加入することが出来た。全てのメールアドレスに誤送信対策をかけるのではなくて、当社がもとめるアカウントに対して対策を打つことができ、 コストも安く抑えられるというのが選定した理由です。

導入した効果は大きいと思います。メール誤送信サービスの大きな要素である送信保留機能。当社では15分のディレイタイムを設けていますが、メールの誤送信は送った瞬間に気づくことが多いので、送信後に宛先を再確認し間違っていた場合、15分あれば余裕を持ってメールを削除することが出来るので、誤送信が大幅に減りました。また、ファイルの暗号化送信機能もあるので、添付したファイルにパスワードを付け忘れた場合でも、自動的にパスワードを付けてくれるので、安心してファイルを添付することが可能です。ファイル添付の手間や誤送信自体が減ることにより後々のトラブル処理の手間も無くなり、トータル的には業務効率があがったと思います。

今USENさんから導入している光回線は電話用として利用しています。 当社はツアー受付窓口業務なども行っていて、それぞれの窓口ごとに専用の電話番号を持っています。窓口業務だけは無いですが当初は500番号ほどの電話番号を保有していました。アナログ回線とINS1500回線で番号を用意していたので、回線基本料が非常に高額になっていました。光回線導入を機に番号の整理も行い、大きくコストを下げることにも成功しています。 導入当初は光回線の電話は品質が悪いのでは？との懸念もありましたが、トラブルも無く、快適に利用させて頂いています。

JTBグループ全体も様々なIT環境の変化の中で、徐々にクラウドサービスを積極的に利用していこうという方向性になってきています。 その中でどのようなサービスを的確に選定していくのか？よりスピード感と安心感をもって取り組んでいかなければなりません。

そんな中でUSENさんにも様々なご提案をよりスピード感を持ってお持ち頂けると助かります。

^{※本導入事例に記載されている内容は2017年6月現在のものです。}