全国122店舗と本部間の業務連絡に「サイボウズ Office」を導入

ミキハウスグループの株式会社ミキハウストレードは2002年11月設立。ベビー・子供服ブランドの「ミキハウス ホットビスケッツ」を扱っており、新生児からキッズサイズまで、子どもが毎日着たくなる、着やすさ、着心地や縫製を大切にした上質な各種アパレル商品を企画・製造・販売しています。主に日本全国主要ショッピングセンター、百貨店、子供服専門店及び大型育児用品店（赤ちゃん本舗、ベビーザらス）で店頭販売しています。

また、自社通販サイト「ciao」のほかに、「楽天」「アマゾン」など大手通販サイトや「アリババ」など海外通販サイトに出店し、販売チャネルを多様化させることで、より多くのお客様のニーズに応えるため努めています。

本部と全国にある店舗との連絡手段として「サイボウズ Office」を導入され、導入時は90店舗だった店舗数は、この 2 年間でさらに新規店舗を増やし、今では北海道から沖縄まで、全国で122店舗を展開しています。

本日は営業本部 営業推進部 マネージャー 西垣 篤 様にお話を伺いました。

2013年ごろから店舗数が増えてきました。それにより、それぞれの店舗を任せるスタッフは、社員よりもアルバイトが増えてきました。エリアマネージャーや社員が定期的に直接店舗へ顔を出せればよいのですが、店舗が増えてくると中々それも難しくなってきます。アルバイトが多くなるなかで、いかに本部が理想とするイメージを共有するのかが、課題になってきました。

FAXでの連絡では、イメージが伝わりにくい、電話の連絡では店舗によって、情報が伝わるスピードに差がでてしまいます。そこで、全国のどの店舗へも的確且つリアルタイムに同じ情報を共有する事ができないかと、「サイボウズ Office」の導入を検討しました。

元々本社で利用していたため、「サイボウズ Office」についてよく知っていました。初めて使う人には使い方を説明しなくてはいけないため、自分たちが既に使いこなしている製品の方が安心と思い、「サイボウズ Office」を選定しました。また、メール主体の製品よりは、みんなで１つの場所を使って、情報を集約しながら共有できるもの且つ、誰がいつ確認したのかなど、閲覧状況がわかるものという条件で「サイボウズ Office」を導入することになりました。

主に本部から店舗への業務連絡に「メッセージ」を利用しています。商品の情報や今月の予算、労務関係の情報を連絡しています。「メッセージ」には、「閲覧状況確認機能」があり、送信したメッセージに対して、誰が確認して、誰が確認してないのかがわかるようになっています。この機能を利用して、各店舗での開封状況を確認しています。

その他は各地域のエリアマネージャーから「メッセージ」を使って、週報を連絡してもらっています。「メッセージ」では内容を共有したい人のみ宛先に入れる事ができるので、メールのような感覚で使うことができています。

よくあるのは、新商品が発売される際に、本部から各店舗へディスプレイに関する指導をしています。店舗側は、その連絡を見て実際にディスプレイを組み立て、写真を撮り、本部に送っています。

「メッセージ」で連絡することで、他の店舗の人から「いいですね！」「私達もつくってみました！」など気軽にコメントをくれるようになりました。全店舗の情報が見える事で、みんなが触発され意欲的になっていると思います。今までは本部から店舗へFAXでやりとりをしていたのですが、白黒写真で見えにくくわかりにくいという意見が多くありました。また、それぞれの店舗間での情報共有は仲の良いスタッフ同士でしか行われていませんでした。「サイボウズ Office」を導入してからは、全国の店舗の情報がわかるようになり、全体的な一体感が出てきました。

「サイボウズ Office」へログインした際に、最初に表示されるインフォメーション欄を利用しています。

この場所を利用して、営業の代表メンバーが毎月の売上目標や現状の売上金額、今のメイン商品などを共有しています。各店舗へ数字の意識と販売の意識を持ってもらうために、営業が責任をもって毎週更新を行なっています。ログインすると必ず表示されるので、見逃してほしくない重要な情報も載せています。

「掲示板」を利用して、以下のような全社に向けた情報を配信しています。

など、開封確認が必要なものは、「メッセージ」で連絡をして、開封確認のいらないものは「掲示板」を利用して連絡をしています。

勤怠表のフォーマットや社内マニュアルなど、ある程度長期的にフォーマットが変わらないものなどを「ファイル管理」で管理しています。また、新商品やキャンペーンのPOPなど、「メッセージ」で連絡して情報が流れては困るものを「ファイル管理」で共有しています。

情報共有のスピードが速くなりました。今までは電話やFAXで各店舗に連絡をしていたため、忙しくて電話が受け取れない事も多く、店舗ごとに情報が伝わるまでにタイムロスがありました。店舗毎に伝わるスピードや内容が違うと、お客様へ提供できるサービスにも変化が出てきてしまいます。「サイボウズ Office」導入により、どの店舗へも同じスピードで情報を伝える事ができるようになりました。今売りたいものが何か、どうやってお客様に伝えたらよいのか、その情報を統一することでどの店舗のお客様でも、みな同じように購買行動に移ってもらうことができるのではないかなと思います。

本部メンバーや営業メンバーなど、よく社外に出ている社員は「サイボウズ Office 新着通知アプリ」を利用して、新着情報の確認をしています。このアプリを利用すると、プッシュで通知が届くので、外出時も「メッセージ」など確認が必須の連絡を見落とす事がありません。また、新幹線や電車など移動中でも確認することができるので、とても便利に使えています。

^{※本導入事例に記載されている内容は2016年9月現在のものです。}