はじめに
事業内容とみなさんの役割を教えて下さい
株式会社ツマミナは、福岡の天神と博多を中心に全国で16店舗展開している海鮮系居酒屋を経営しております。
統括店長 濱崎さん
数店舗の統括をしております。他にも人事的な動きもしております。
デリバリー事業責任者 中村さん
今月から立ち上がったデリバリー事業の責任者をしております。
課題や背景
LINE WORKS 導入以前の課題はどのような点ですか
今までもコミュニケーションツールを使っていたのですが、グループ管理に煩わしさを覚えておりました。従業員が増えるたびに新しくグループを作成しなければならず、新旧混在した状態でしたので、新人が入っていない古いグループに投稿してしまうなどの問題がありました。せっかくのコミュニケーションツールなのに連絡の行き違いが発生してしまっていました。 また、新人に使い方を覚えてもらうハードルも高かったです。
導入のポイント
LINE WORKS を導入するに至った決め手を教えてください
LINE WORKS では、LINE と同じように元々あるグループに招待するだけで良いので、グループが不要に増えることがありません。また、導入ハードルは非常に低いと感じました。使い勝手はLINE と同じなので、特別な教育は必要ありませんでした。社長の意向でアルバイトの学生や留学生など働いている全ての従業員にアカウントを持たせる方針でしたので、教育が楽なのは楽でした。
アルバイトの学生なんかは、教える前に使いこなしていた程です。
効果①
LINE WORKS の具体的な使い方を教えてください
トーク機能はもちろんですが、掲示板を活用しています。日々の日報から、ヘルプ、予実管理、稟議、仕入れ情報、社内行事まで全て掲示板で行っています。
バイトの子が急に来れなくなって人が足りなくなることがあります。今までは各店舗に電話で連絡してヘルプを依頼していましたが、掲示板でヘルプの依頼をすることで全店舗に一斉に確認することが可能になりました。
また、店舗の補修工事などの連絡も掲示板を利用することにしました。補修をお願いしている会社の方にもアカウントをお渡しして、依頼から見積書取得、工事完了連絡までを1つの掲示板で完結するようにしました。今までは、FAXで依頼していたので、複数店舗が同時に依頼してしまったときに、対応が遅いとストレスを感じることもありましたが、掲示板上で全店舗がやり取りをしているので、他の店舗に対応していることが分かればストレスもありません。
見積書も掲示板上にアップロードしてもらうので、社長にもそのまま補修工事をしていることが伝わります。急ぎの時は事後報告になってしまう時もあったので、掲示板を活用することで事後報告にならずに済むようになりました。
稟議書も掲示板にアップロードして確認・承認するようにしました。社長が稟議を見ているのか、見ていないのか確認できるのは、申請者側としてはありがたい機能です。
効果②
社内イベントでも活用されていると伺いましたが、どのようなことに利用されているのでしょうか
年に1回全従業員を集めて、バーベキューを行っており、幹事は毎年新入社員に任せています。その時のお知らせなども LINE WORKS の掲示板を使って全社員に配信しています。
また、従業員一人ひとりに誕生日を祝う文化があります。毎日チェックして誕生日の方には、おめでとうメッセージを送っています。これも掲示板上で行っているので、同じ店舗のスタッフだけでなく、他店舗のちょっとした顔見知りからもおめでとうのコメントをもらえることもあります。
効果③
掲示板をとても使いこなしているようですが、どうして掲示板を使うようになったのでしょうか？
現場の社員から「こういうのを作ってくれ」という声があったのが最初です。現場の社員が困っていることを解決できる共有の場を作っていったら、ほとんどのことが掲示板でできるようになりました。
掲示板には、制限を付けておりませんので、例えばアルバイトの方でも会議の議事録を読むことができますし、アルバイトを含めた従業員全ての方に会社を知ってもらう場所として機能しています。
掲示板でも既読かどうか分かるので、既読になっていれば、会議資料を読んでいる前提で話を始めたりと大分コミュニケーションの取り方が変わりました。
今後は掲示板でシフト管理なども行って行きたいと思ってます。
効果④
グループやトークの機能はいかがですか？
非常に使いやすいと他の社員からも声があがっています。グループの管理がしやすいことが好評です。最初にお話ししましたが、LINE WORKS 導入前はグループ管理が煩わしいことで連絡の行き違いが起こっていたので、解消できたことは非常に嬉しく思いますし、今では、管理者権限を付与した店舗用アカウントを用意し、店舗ごとに新人が増えたら追加するよう分担をしております。
また、LINE WORKS の連絡帳に従業員すべての連絡先が登録されているので、会ったことがない人にも連絡取れるようになりました。例えば、他の店舗に確認を取りたいと思ったにとき、店長と連絡取れないので出勤しているであろう人に連絡を取ってみるとかで使うこともあります。
今後は、スタンプを使える雰囲気を作ろうと社長と話をしています。アルバイトの方や若い人からすると幹部、店長、料理長などに少なからず見えない壁を感じているはずです。せっかくのコミュニケーションツールですから、社長や我々が積極的にスタンプを使うことで、近寄りがたい、話しかけづらいという印象を払拭し、距離を縮めたいと思っています。会社全体が和やかで風通しの良い文化を醸成できたらと思っています。
※本導入事例に記載されている内容は2018年10月現在のものです。
