2019.05.29

Episode12

やみくもに導入する前に！知っておきたい主要グループウェアの特長とは？

情シスバトル

登場人物

情シスマン

ジョーシスマン
- 本名有泉丈二（ゆうせんじょうじ）
- 職業ヒーロー
Dr. Protocol

ドクター・プロトコル
- 職業科学者
- 趣味ネットワーク障害を起こす
にのまえはじめ

ニノマエハジメ
- 職業会社員（情シス担当）
- 弱点専門的なIT知識を問われること
多田野部長

タダノブチョウ
- 職業会社員（役職者）

現在、多くの企業で導入が進み、利用されているグループウェア。 Google Workspace 、サイボウズOffice、LINE WORKS、Microsoft 365など多種多様なグループウェアがあり、最近はクラウド型（SaaS）が主流だ。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでもパソコンやモバイルからチャットでコミュニケーションをとったり、オンライン上で情報を共有しながらドキュメントをまとめたりと便利な時代になっている。とはいえ、ひとくちにグループウェアといってもさまざまなものがあり、どのグループウェアを導入しようか悩んでいる情シスマンも多いのではないだろうか。そんなグループウェアに翻弄される情シスがここにもひとり────

多田野部長

にのまえくん！にのまえくん！
この前ニュース記事で見たんだが、うちにもグループウェアを導入したい！

にのまえはじめ

グループウェア…？あぁサイボウズとか Google Workspace とか有名ですよね
うちは Google Workspace のGmail使ってますけど

多田野部長

とにかくデキる企業はグループウェアをうまく活用していると聞いた！うちにぴったりのグループウェアを探してきて、導入してくれたまえ！

にのまえはじめ

ちょ…！またニュースに影響されちゃったんですか…！
いや、だからすでに少し入れてるんですって…

多田野部長

頼んだぞ！！わが社の命運はキミとグループウェアにかかっている！！

にのまえはじめ

人の話を聞いてくださいよ…
でも言われてみると、どのグループウェアがうちに一番あってるんだろう？

Dr. Protocol

ククククッ…！
そんなときは、わがDr.プロトコル社のグループウェア「全知全能」にお任せ！

にのまえはじめ

…んんん？聞いたことないグループウェアだな…？
これ、何ができるんですか？

Dr. Protocol

御社の望むことならなんでも！
機能がいっぱいついていて、カスタマイズも色々できますよ！
御社にぴったりのグループウェアにできます！

にのまえはじめ

それはいいですね！機能が色々あってカスタマイズができれば、うちにぴったりのグループウェアになりそうだ！
導入させてください！

Dr. Protocol

まいどあり～♪

──── 数日後 ────

にのまえはじめ

ど、導入したのは良いものの…なんだこれ？
機能が色々ありすぎて逆にわからないし、ヘルプとかリファレンスが英語だし…
くそ～！使えるなんてものじゃないぞ！

情シスマン

グループウェアで困っているそこのキミ！

にのまえはじめ

あぁぁぁぁ！JoshisuManさぁ～ん！
イイところにきました！どうにかしてください！

情シスマン

どうにかしたいのは、まず安易な誘惑にのせられてしまうキミの思考回路だな…
またわけのわからないソフトウェアでも入れたんだろう？

にのまえはじめ

最近ツッコミが厳しくなってきましたね…
いや、部長からぴったりのグループウェアを探してこいって言われてて…
色々悩んだんですけど、機能がたくさんあって、カスタマイズできればどうにかなるかなぁって

情シスマン

最近のグループウェアはクラウド型（SaaS）が主流だ
料金もサブスクリプション型※が多いからな…機能がたくさんあっても、自社でやりたいことに合致していなければ無駄なコストになりかねないぞ

※製品やサービスなどの代金を利用期間に応じて支払う方式。

にのまえはじめ

ぐっ…！そう言われてみればそうですね…
じゃあ、うちにぴったりのグループウェアってどれなんでしょうか？

情シスマン

よし！では主流グループウェアの特長を一緒に見ていこうじゃないか！

■主要グループウェア比較

ここで紹介するのは多くの企業で導入されている４つの主要グループウェアだ。機能に焦点を絞ってどれかひとつを導入するのも良いが、各グループウェアの特長から複数を導入し、活用している企業もある。

グループウェア名	特徴	こんなことがしたい会社向け
Google Workspace	世界トップシェアを誇る大容量のメーラー「Gmail」が使える。メールアカウントからドキュメント作成やファイルストレージ、カレンダーなど他機能も紐づいて利用できるため、管理がスムーズ。	・メール運用と保守をスムーズにしたい・迷惑メール対策から解放されたい・シンプルに運用できる、大容量のオンラインストレージが欲しい
サイボウズOffice	中堅・中小企業で高いシェアを占める日本生まれのグループウェア。ファイル管理やスケジュール共有だけでなく、掲示板やワークフロー、施設予約、タイムカードなど勤怠、業務管理に必要な機能がひと通り揃っている。	・とにかく「グループウェア」を導入してみたい・社内の情報共有を強化したい・書類回覧などワークフロー業務の効率化を図りたい
LINE WORKS	チャットアプリでおなじみのLINEのビジネス版。見慣れているLINEのメッセンジャー機能はそのままに、アドレス帳管理やメール、スケジュール・ファイル共有などグループウェア機能を搭載。	・チャットツールを入れたい（導入済みのグループウェアとの併用）・プライベートのLINEが業務使用されるのを防ぎたい（シャドーIT対策）・モバイルで業務連絡をすることが多い
Microsoft 365	MicrosoftのOffice製品が使えるクラウドサービス。Excel、Word、PowerPointといった従来の基本的な機能だけでなく、ファイルの保管や共有、メール、スケジュール共有、チャット、オンライン会議など高品質なグループウェア機能を提供している。	・使い慣れたOfficeを使い続けたい（ActiveDirectory管理など会社の意向でOfficeを使う必要がある）・ライセンス管理を簡単に行いたい・従来のOffice製品のアップデートやバージョン管理から解放されたい

にのまえはじめ

こうして比較してみると、各社それぞれにきちんと特長があるんですね

情シスマン

自社の業務でやりたいこと、補いたいことに照らし合わせて
各グループウェアの特長をつかんでおけば導入選定もしやすいだろう

にのまえはじめ

そうですね！JoshisuManさん、ありがとうございます！導入したいグループウェアが絞れてきました！併用も検討してみます！

情シスマン

無事、解決したようだな！
強い情シスが企業を伸ばす！また会おう！さらばだ！

Dr. Protocol

せっかく作ったのになぁ…（しょんぼり）

【解決】～ICT SOLUTION！～

グループウェアが流行している、便利そうだからといって、やみくもにグループウェアを導入するのは少し待ってほしい。特にコストがかからない海外製品などは運用が難しく、手間だけがかかってしまった…なんてケースもある。また、自社での報連相のやり方や業務フローによっては、グループウェアの機能を活かしきれなかったり、無理に機能を使おうとグループウェアに振り回されてしまうことも少なくない。導入する前に自社でどんなことをやりたいのか、こんな機能がほしいなど、ある程度要件をまとめておくのも大切だ。すでに要件がまとまっている情シスマンは本記事の比較表をもとに、ぜひグループウェア導入を検討してみてほしい。

「USEN GATE 02 ― Google Workspace ―」

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「USEN GATE 02 ―サイボウズ―」

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「USEN GATE 02 ―LINE WORKS―」

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「USEN GATE 02 ―Microsoft Online Services―」

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