情報システム部門、いわゆる情シスは、DX化が推し進められる企業において非常に重要な存在で、IT業務全般を担っています。

しかし、情シスは膨大な業務量があるにもかかわらず、十分な人員を割り振ってもらえなかったり、必要な予算が与えられなかったりと、悩みを抱える担当者は少なくありません。

本記事では、情シス担当者の多くが直面する悩みを「情シスあるある」として詳しく紹介していきます。

また、情シス業務における悩みの解決策についてもご紹介するので、情シスのコア業務に注力したい、少しでも業務の負担を軽減させたい、という担当者は、ぜひ最後までご覧いただけたらと思います。

情シスとは、情報システム部門のことです。

一般的には、IT戦略の立案や実施、システムの運用・保守管理、従業員のヘルプデスクなど、企業のIT業務全般を担当しますが、対応範囲は企業によって異なります。

企業の業績や生産性向上はIT活用に大きく影響されるため、情シスは企業の組織の中でも重要な役割を担っています。

しかし、近年、多くの企業で情シス担当者の離職率の高さが問題となっています。特に、一人ですべての業務を抱える「一人情シス」の企業では、担当者が退職してしまうと、業務が停止しかねません。

後述しますが、情シス担当者は様々な悩みや不満を抱えているため、企業はそれを早期に理解し、解消しなければDXを実現することはできません。

企業において、ITの重要性が高まりDXが進むにつれ、情シスの業務は増えていますが、特殊な業務であるために、周りからなかなか理解を得られないという悩みが多くあるようです。

情シスの業務の中で、担当者が思わず共感してしまう「情シスの悩みあるある」は以下の7つです。

詳しく見ていきましょう。

企業の情シスは、以下のように様々な業務を担当しています。

メイン業務としては、企業が使うシステムの構築や運用・保守・管理ですが、情報システムに関する高度な技術と知識が求められるため、日々、自身のスキルをアップデートすることが求められます。

それ以外にも、障害が発生した際などには様々な突発的な業務が発生するため、業務内容が広範囲であるうえ業務量も膨大です。全てに対応するために、ハードワークが求められやすいと言えます。

情シスの業務範囲として「ヘルプデスク」があるものの、社員からの問い合わせ対応で1日が潰れてしまい、自身のコア業務に注力できないと悩む担当者は多くいます。

主な問い合わせ内容は以下の6つです。

それぞれの内容や基本的な対策方法をご紹介します。

多くの企業で圧倒的に多い問い合わせは、パスワードに関する問い合わせです。様々なITツールを利用する場合は、パスワードを覚えるのが難しくなり、「パスワードを忘れた」という問い合わせが多くなります。

情シスが管理しているITツールであれば対処できますが、社員が個人でインストールしたツールのログイン情報までは把握していません。そのような場合にも、情シスは頼られることがあり、解決策を模索することになります。

パスワードの再設定方法を教えたり、パスワードマネージャーなどでパスワードの管理方法を指導したりするなどの業務が発生します。

プリンターが使えなくなった場合の問い合わせも情シスにきます。

故障の原因が、PCやネットワーク上の問題であれば、情シスで対応できるかもしれませんが、プリンター自体が故障の原因であれば、情シスでは対処できません。

このケースでは無理に直そうとして状況が悪化したり、メーカー保証対象外となってしまったりする恐れもあるため、不具合が生じたらメーカーのサポート窓口に問い合わせるのがおすすめです。

情シスには、メール送受信のエラーに対する問い合わせも多くきます。

送受信エラーになる原因として、以下が考えられます。

特に添付ファイルの容量が大きすぎて送受信ができないケースが多いため、ファイルを圧縮する方法や大容量ファイルを送れるようにするサービスを掲示するなどの対策が必要です。

「何もしていないのに故障した」「突然動かなくなった」などと相談されるケースも多いですが、何らかの原因があるはずで、ITリテラシーの低い社員はそれに気づいていない可能性があります。

故障の原因としてユーザーの誤操作やハードウェアの劣化などが考えられますが、ユーザー自身が理解していないため、原因の特定に時間がかかる場合があります。

多くの企業で利用される Excel などの Office ツールですが、使い方に関する問い合わせが情シスに寄せられる場合もあります。

ユーザー一人ひとりに細かい使い方までをレクチャーしていたら、きりがありません。情シス担当者のコア業務に支障が出る恐れがあるため、対応マニュアルを作成したり、対応できない場合の問い合わせ先をまとめておくと良いでしょう。

リモートワークを導入する企業が近年増えていますが、そのような企業に多いのは「社内ネットワークにアクセスできない」「VPNに接続できない」といった問い合わせです。

多くの社員から質問が寄せられる可能性が高いため、Office ツールのように対応マニュアルを作成したり、対応できない場合の問い合わせ先をまとめておくのがおすすめです。

「情シス＝IT関係であれば何でも対応してもらえる」と思われてしまうというのは、多くの企業の情シスあるあるです。

ユーザー自身でインターネット検索すれば分かるような内容を質問されたり、業務とは関係のないユーザー個人のITにまつわる質問を受けたりする場合も多く、このような対応に時間をとられると、情シス担当者が疲弊することになってしまいます。

企業の業務効率化や生産性の向上を目指すには新たなIT技術を導入する必要がありますが、そのためには導入コストや運用コストがかかります。それにもかかわらず、社内ではコスト部門と思われて予算を削減されてしまうケースも少なくありません。

DXによりビジネスに変革をもたらすことで、事業の成長に貢献できる可能性を持っている情シスですが、そのために必要な予算を割いてくれないことにジレンマを感じる担当者も多いでしょう。

業務量が多く、かつ高い技術力が必要とされる情シスは、残業や休日出勤が多い点も悩みの一つです。例えば、社内システムの入れ替えなどがあると、残業が大幅に増えてしまいます。

また、社内サーバーや基幹システムなど24時間365日稼働しているものは、夜間や休日にアップデートを行うことが多いため、残業や休日出勤が多くなる原因となります。

情シスの業務はご紹介したように多岐に渡りますが、担当者が社内に一人しかいないようなケースもあり、多くの企業で情シスの人手不足が問題となっています。少ない人員で膨大な量の業務を抱えなければならないため、負荷が高く、離職が起こりやすい点も人員不足の原因です。

このように、「新たな人材の採用」と「激務による離職」の悪循環が生まれるため、人員不足の問題から脱却できない会社が多いです。

企業の成長にはITが欠かせないものとなっており、情シスの重要性は年々増してきています。さらに、インターネットを使う企業においては、様々なウイルスやサイバー攻撃による情報漏えいや盗聴などを防ぐための対策も必要不可欠です。

しかし、重要性が高いにも関わらず、営業部門や販売部門などと違い、情シスの仕事は売上や利益に直結しないため、経営層から軽視されがちで、十分な人員・設備投資してもらえないのが、多くの企業での情シスの悩みとなっています。

情シスは、日頃の業務はもちろん、問い合わせ対応などによる業務負担が大きく、悩んでいる方も多いかと思います。しかし、企業で様々な対策をとったり工夫したりすることで、これらの悩みを軽減できるかもしれません。

ここでは、情シスの悩みを解消する方法についてご紹介します。

情シスの悩みの大部分である業務の負担を軽減させるためには、担当業務全体を整理し、誰がどこまでを対応するのか、といった業務フローの見直しや改善を行う必要があります。業務を一度洗い出して明確にすると、意外な改善策が見つかるかもしれません。

業務フローの問題が解決できれば、情シスのコア業務に注力することができるようになるでしょう。

人員不足による情シスの業務負担を軽減させるために、一部業務のアウトソーシングを行うのも有効です。

情シスのアウトソーシングサービスには主に以下の業務があります。

アウトソーシング先によって対応できる業務内容やサービスレベル、コストが異なりますので、自社に合ったものであるか見極めることが重要です。

手間がかかる業務に関してはツールを導入すると、業務効率の改善や課題解決に繋がります。

情シスにおすすめのツールは下記の通りです。

ツール導入には初期費用や維持費がかかる場合があるため、費用対効果も検証しましょう。

多くの企業において、情シスの業務負担が大きくなっている原因は経営層の情シスに対する理解不足にあります。

業務体制の見直しや情シス増員など根本的な問題を解決するためには、経営層の理解を得ることが必要不可欠です。情シスの悩みを軽減させるためには、情シスの重要性や現在おかれている問題点について、経営層が納得できるような説明を行い、理解と協力を得る必要があるでしょう。

なぜ情シスの業務負担が増えるのかというと、社員が問題を自己解決できる能力に乏しく、細かい問い合わせなどに関しても情シスが全て対応しなければならないからです。

このような状況から抜け出すためには、組織全体他のITリテラシーを底上げし、社員一人ひとりのレベルを上げることが重要です。

勉強会などは時間がかかりますが、社員がなるべく一人で解決できるようなIT機器のマニュアルや社内FAQなどを整備して社員に配布すれば、情シスの負担をある程度削減できるほか、業務効率化にも役立ちます。