コロナ禍以降、働き方の見直しによって、Web会議を利用する企業が増えました。Web会議システムは種類が豊富で無料・有料入り乱れているため、どれを選べば良いか分からないという方も多いのではないでしょうか。

本記事では、無料Web会議システムにフォーカスし、おすすめや選び方のポイントを解説します。

無料で使えるWeb会議システムはいくつかありますが、利用可能な機能や接続時間、利用人数など様々な点で異なっているため、自社に適したものを選ぶ必要があるのです。

Web会議システムのメリットや利用する際の注意点についてもご説明しますので、会議を快適かつ有意義に行うためにも、ぜひ最後まで目を通していただけたらと思います。

Web会議システムは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどを使い、インターネットを介して遠隔地にいる相手と会議ができるコミュニケーションツールです。

映像や音声を共有でき、他にもチャット機能や録画機能など、会議を円滑に進めるために必要な様々な機能が搭載されています。

社内会議はもちろん、セミナーや商談など様々な目的で利用することが可能です。

Web会議を行うにあたって、Web会議システムの導入はもちろん、以下の設備を整えておく必要があります。

デバイスについてはパソコンで行うのが便利ですが、タブレットやスマートフォンでも利用できます。

また、Webカメラやヘッドセットはデバイスに内蔵されたカメラやマイクがあれば最低限問題ないですが、より快適に会議を行いたい場合には別途用意するのがおすすめです。

Web会議システムは、無料で利用できるものと有料で利用するものがあり、導入する際にどちらを選べば良いか迷う企業も多いです。

無料版と有料版では、主に以下の項目に違いがあります。

無料で利用できるWeb会議システムの場合、有料版と比較して音声や画質が良くなかったり、参加人数や接続時間に制限があったりする場合があるので、注意が必要です。

ほとんどのWeb会議システムには有料版が用意されているため、費用や品質、機能、セキュリティなどを考慮して最適なものを選びましょう。

企業がWeb会議システムを利用すると、主に以下のメリットがあります。

詳しく見ていきましょう。

全体会議や拠点をまたいだ会議が多い会社の場合、それなりの交通費や出張費、会場費がかかっているのではないでしょうか。

Web会議システムを利用すればそういった費用がかからなくなるため、コスト削減が期待できます。

Web会議システムの導入に必要な費用は、有料版でも1ユーザーあたり500円〜2,000円程度が相場です。交通費や出張費、会場費と照らし合わせてコストが抑えられるようであれば導入を検討しても良いでしょう。

Web会議システムを導入することで、端末とインターネット環境が整っていればどこからでも会議に参加できるようになります。全体会議などでも物理的に一堂に会する必要はなくなるため、移動という労力を省くことができます。

会議参加者の移動にかかる手間や時間が削減できれば、業務効率化につながるでしょう。

Web会議システムには資料共有や画面共有といった機能が備わっているため、わざわざ会議資料を印刷・配布する必要もありません。業務効率化や印刷費用の削減が期待できます。

コロナ禍以降テレワークやリモートワークが広く普及し、Web会議システムの需要も高まりました。Web会議は場所に囚われない働き方の実現に大きく寄与するため、テレワークやリモートワークを実施したければ最優先で導入すべきです。

会社としての意思決定をスピード感を持って進められる点も大きなメリットです。

Web会議は場所を問わず移動にかかる時間も必要ないため、参加者の予定を合わせやすく、緊急会議が必要な場合でも迅速に対応できます。

状況がめまぐるしく変わる現代社会において、スピーディーな意思決定ができることは市場競争でも有利にはたらきます。

Web会議システムは多くのメリットがある一方で、気をつけなければならない点もあります。

詳しくご説明しますので、システムの導入前に確認しておきましょう。

Web会議システムの品質は通信状況に左右されるため、ネットワークが混雑していると画質の低下や通信が切断される恐れがあります。

各拠点や従業員それぞれの自宅に、Web会議に必要な通信環境が整っているかを確認しておきましょう。

Web会議システムを本格的に導入する前には必ず動作テストを行い、会議に支障が出ないよう気をつけてください。

Web会議システムを利用すると、対面よりも参加者の表情や雰囲気が分かりづらかったり、誰に向けた発言かを判断するのが難しかったりするため、意思疎通が十分に行えない場合があります。

特に、大人数で行う場合は全員との意思疎通がなかなか難しく、一方的な発言になってしまうケースも少なくありません。

Web会議システムを活用したい場合は、オプション機能（リアクション機能や投票機能、コメント機能）でそういったデメリットをカバーしていくことをおすすめします。

Web会議システムの多くは、大人数で利用した場合に参加者全員の映像を表示することができません。そのため、一部のメンバーのみが発言する会議になってしまった、はたまたメンバーが参加していなかったのに気づかなかった、なんてこともあるかもしれません。

こういったことを防ぎたい場合は、発言者を自動で大きく映し出してくれる機能や出欠機能などがあるWeb会議システムを選定しましょう。

ここでは、無料で使えるWeb会議システムのおすすめを5つご紹介します。

いずれも、日本や世界でのシェア率が高く、無料版でも十分な機能が備わっています。

それぞれの特徴をまとめましたので、自社に合うシステムを選ぶ際の参考にしていただけたらと思います。

引用：Zoom

「Zoom」は日本で最も多く利用されているWeb会議システムで、チャットや画面共有などの必要最低限の機能は無料で使えます。

会議の主催者（ホスト）以外は、Zoom に登録したりアプリをインストールしたりする必要はなく、主催者から送られてきたURLをクリックするだけで参加できるため、Web会議に不慣れな方でも参加しやすいのが特徴です。

また、データ通信量も比較的少なく、通信の安定性にも定評があるため、大人数で行うWeb会議にも向いているでしょう。

【無料で使える機能】

引用：Microsoft Teams

「Microsoft Teams」は、Microsoft が提供する国内シェア2位を誇るWeb会議システムです。画面共有機能やチャット機能などの基本的な機能が備わっています。

Microsoft Office ソフトとの相性が良く、プロジェクト管理やファイル共有などを連携できます。

録画機能を利用するには有料版の契約が必要です。

【無料で使える機能】

引用：Google Meet

「Google Meet」は、Google が提供するWeb会議システムです。画面共有やチャット機能といった標準的な機能が備わっており、Google アカウントがあれば、誰でも無料で利用できます。

他のGoogle サービス（Google カレンダー など）と連携しやすいのが特徴で、業務効率化が期待できるでしょう。

会議データや会議IDの暗号化など、セキュリティ対策にも力を入れているため重要な会議でも安心です。

録画には特定の有料プランを契約する必要があります。

【無料で使える機能】

引用：Cisco Webex Meetings

「Cisco Webex Meetings」は、シスコシステムズが提供しているWeb会議システムです。URLをクリックするだけでWeb会議に参加できるため、初めての方でも気軽に利用できます。

また、暗号化技術を使った高いセキュリティ性能に定評があり、安全性を重視する企業に選ばれています。

さらに、28か国語に対応しているため、国際的な会議にもおすすめです。

【無料で使える機能】

引用：Skype

「Skype Meet Now」は、Microsoft が提供するWeb会議サービスです。Skype の一機能という位置付けではありますが、無料で利用することができます。

ボタンを1クリックするだけで会議が開けるので、アプリをダウンロードする必要もなく、手軽に利用できるのが特徴です。

音声通話やビデオ通話、チャット機能、画面共有機能などの基本的な機能の他に、通話の録音機能、位置情報の共有、背景ぼかしやバーチャル背景、リアルタイム翻訳など様々な機能が無料で使えます。

そのため、「会議を録画したい」「アプリをダウンロードするのが面倒」という場合におすすめです。

【無料で使える機能】

Web会議システムは無料で利用できるものも多くあり、コスト面を考えると非常にありがたいです。しかし、ものによっては自社の用途に適さない場合もあります。

無料のWeb会議システムの選び方のポイントは以下の通りです。

システムを導入する前に、あらかじめ会議に参加する人数や平均的な会議時間を把握しておきましょう。

また、会社の重要な会議を行う場合は、議事録の作成に有効な録音・録画機能や意思決定に役立つ投票機能など、必要な機能がついているかも確認すべきポイントです。