コロナ禍以降、働き方のダイナミックな変化により、Web会議ツールを取り入れた企業が急増しました。Web会議のツールは様々ありますが、その中でも特に認知度の高い Microsoft が提供する「Teams（チームズ）」は、どのような企業に適しているのでしょうか。

本記事では、「Microsoft Teams」の便利な機能やメリットやデメリットについて解説します。

結論として、Teams は他の Microsoft 製品も併用して会議を行いたい企業に向いています。

Teams の招待方法、参加方法についてもご説明しますので、利用を検討している企業は、この記事を参考に自社のWeb会議に役立ててみてください。

引用：Microsoft Teams

「Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）」（以下、Teams）は、Microsoft が提供するコミュニケーションツールです。2024年3月までは Microsoft 365 / Office 365 標準付帯していましたが、2024年4月より独立したサービスとしての提供となりました。PCやスマートフォン、タブレットなど、基本的にどのデバイスからでも使うことができ、PCはブラウザでも動作します。

Web会議やビジネスチャット、リアルタイムでの共同編集など様々な機能が備わっているのが特徴です。

Teams には1種の無料プランと2種の有料プランがあります（2024年4月以降）。

Web会議の参加人数やWeb会議の必要時間が少ない場合は無料プランでも十分かもしれませんが、基本的にビジネスで使うには有料プランがおすすめです。

また、セキュリティの面から見ても有料プランの方がより高度なものとなっています。

上記のように、Teams さえあれば複合的なコミュニケーションが可能であり、多くの企業でWeb会議のためのツールとして多く利用されています。

Web会議システムには多様なサービスが存在しており、「どのサービスを選んだら良いのか」と迷っている方も多いかと思います。

ここでは、Web会議において Teams を利用するメリットをご紹介しますので、自社に合うか確認してみましょう。

有料プランの Teams には、文字起こし機能（トランスクリプション機能）が搭載されており、議事録作成を効率化できます。

トランスクリプション機能とは、音声を録音することにより、リアルタイムに文字起こしした会話を録音停止後にテキストデータとしてダウンロードできる機能です。

文字起こししたデータは、会議終了後にドキュメントやファイルとしてダウンロードや共有できます。

文字起こしの精度としては誤変換などがあり、現状手直しが必要なレベルではありますが、それでも議事録作成にかかる時間は大幅に短縮できるでしょう。

Teams の大きなメリットは、Excel、Word、PowerPoint などといった、Microsoft 製品との連携ができる点です。

有料プランであれば、専用のアプリを起動することなく Teams 上でリアルタイムにメンバー内で共同編集ができます。

Excel や PowerPoint を共同編集しながらWeb会議をしたい場合は、Teams を利用するのが適しているでしょう。

Teams は、Windows や Mac などのPCで利用する場合、ブラウザ版とアプリ版があります。また、Android や iOS にも最適化されたアプリもあるため、モバイル端末でも利用可能です。

そのため、場所にとらわれずにコミュニケーションをとることができます。

Web会議では、会社の大切な情報が外部に漏れないよう、セキュリティ性の高いツールが求められます。Microsoft はセキュリティに特に力を入れており、Teams には以下のような最先端のセキュリティ技術が導入されています。

Teams で送受信されるファイルは、基本的に全てファイル暗号化機能で自動的に暗号化されているので、外部から自社の Teams に不正アクセスし、データを盗もうとしても、簡単には読み取れません。

また、相手ユーザーの属性によって、アクセス範囲を限定してやり取りできる２つのセキュリティ設定「外部アクセス制御」と「ゲストアクセス制御」があり、Teams で組織外のユーザーとコミュニケーションを取りつつも、組織内のセキュリティも守ることが可能です。

Teams は、各種機能を活用することで多くのメリットを得られますが、使用環境によっては不便に感じる点もあります。

ここでは、Web会議で Teams を利用する主なデメリットをご説明します。

Teams は、Zoom（Web会議ツール）、Asana（タスク管理）、Box（クラウドストレージ）など多様な外部ツールとの連携が可能ですが、あくまでもほかの Microsoft 製品（Excel、Word、PowerPoint など）と連携して使用することが前提となっています。

Microsoft 製品を全く使っていない場合、Teams の利点を最大限に活かせない点がデメリットとなります。

Teams を使うユーザーで、データやファイルを共有した際の検索性が低いという声が多くあります。

過去のファイルやメッセージを遡りづらいため、Web会議で大量のデータを扱う場合、時間を取られてしまう可能性が高いです。

そのため、検索性を求める企業や、スピード感をもって取り組みたい企業にとっては、かえって負担が増えてしまうでしょう。

Web会議ツール全般に言えますが、トラフィック（通信量）が多くなるため、利用しているインターネット回線がそれに耐えられない場合、会議がままならなくなってしまいます。

また、Microsoft 製品はセッションを大量に張るという特徴があります。セッションとはユーザーのコンピューターとサーバー間の一意の接続を意味しますが、これが多いとトラフィックとは別に通信が遅くなる原因となります。ネットワーク設計が適切でない場合、Teams の利用が他の業務の通信を圧迫してしまう可能性もあります。

これらのデメリットは、インターネットブレイクアウトを利用することで改善できます。Teams 導入の際には併せて検討しても良いかもしれません。

Teams 会議に主催者としてゲストを招待する主な方法をご説明します。

その場で開始した会議へすぐに招待したい場合や、あらかじめ設定した会議のスケジュールにメンバーを招待しておきたい場合にも有効なので、確認してみてください。

URLを取得してメンバーを招待する方法です。

あらかじめ会議の予定を立てた場合、以下の方法でメンバーを招待します。

外部ゲストを Outlook から招待する方法は以下の通りです。

Teams 会議にゲスト（外部ユーザー）として参加する方法をご説明します。

なお、Teams アプリをインストールしていない、Microsoft のアカウントを持っていない場合を想定しています。

PCからブラウザで参加する場合、Microsoft のアカウント登録不要、事前のアプリケーションインストール不要で行えます。

スマートフォンから会議に参加する場合、事前に Teams アプリをインストールしておきましょう。