Web会議とは？導入の注意点や必要機器、テレビ・リモート会議との違いについて解説

働き方改革への取り組みや技術革新などに伴い、場所や時間にとらわれずに仕事ができるようになってきています。離れた場所にいる複数の人間が同時に情報のやりとりができるWeb会議システムなどもその立役者の一つです。会議システムといっても、Web会議の他にもテレビ会議やリモート会議など様々な用語がありますが、それぞれ何が違うのか意識したことがないという人も多いのではないでしょうか。そこで、本記事ではWeb会議の特徴やメリット・デメリットなどについて解説しつつ、その他の会議システムとの比較をしていきたいと思います。

インターネット環境を使って映像付きでリモート会議を行う為のシステムを指します。専用機器や専用回線が不要で、パソコン（カメラ/マイク付き）やスマートフォンなどがあれば誰でも利用でき、ブラウザやアプリで利用するものが一般的です。
テレワークなどでよく利用される Google Meet™ やZOOM、Microsoft Teams（チーム”ズ”）Wherebyなどがあります。

リモート会議とは、電話回線やインターネット回線などを使用して遠隔にいる人同士で行う会議そのもののことです。Web会議システムもリモート会議に含まれる方法の一つで、その他、専用線などを使用して設置するテレビ会議システム、電話回線を使って音声のみで会議を行う電話会議システムがあります。
ちなみに、テレカンという言葉もあります。テレカンとはテレフォンカンファレンス（teleconference）の略語です。リモート会議として最初に普及したのはテレカンであり、当時は電話会議が主流でした。現在はテレビ会議やWeb会議などの遠隔会議システムがありますが、人によってはリモート会議を総称して「テレカン」と呼ぶ方もいるでしょう。

Web会議システムを構築する際には面倒な工事などは不要です。
インターネットに接続できる端末さえあれば、あとは簡易カメラとマイクスピーカーを用意し、接続するだけです。最近のノートパソコンやスマホでもそれらの機能を有していますので、カメラとマイクスピーカーを別途用意する必要もないでしょう。それだけで世界中のどこからでもシステムを利用することが可能になります。たとえば、交通機関を用いて移動中の場合でもスマートフォンやタブレットがあれば会議に参加できるのです。手間がかからないうえに場所を選ばないというのは非常に大きなメリットだといえます。

システム構築のための専門機器も不要なので、投資コストはアプリのみでかなり安価に済みます。また、会議以外の用途での利用もしやすいというメリットがあります。具体的には、「配信を用いた研修や朝礼」「テレワーク」「遠隔相談窓口」「遠隔商談」などといったものが挙げられます。さらには、クラウド型の場合はシステムが故障する心配は限りなく低い上、定期的に自動でバージョンアップをしていくのがうれしいところです。

出張費の削減方法について解説した記事 でも紹介しているように、導入しやすく、コストも安価になるため、訪問や出張などをして会議・商談をしていたところをWeb会議に置き換えるだけで、移動時間や旅費を抑えることができます。これにより業務の効率化・生産性向上にも寄与します。
一例ですが、当社でもここ数年でWeb会議文化が広く浸透しました。その中でもオンライン商談の比率が増えたことが営業マンの移動にかかる交通費や時間の削減に繋がり、営業マン1人が一日に対応出来る商談数が増えたり、ペーパレス化が急速に進んだりと副産物としていくつかのメリットを感じられています。

ただしインターネットの通信環境が不安定だと、映像や音声が途切れたりしてしまうのがデメリットとして挙げられます。
特にテレワークの場合は「出先からポケットWi-Fiを使用すると通信量制限の問題が付きまとう」「家のWi-Fiには、テレビやゲーム、スマホにPCなど多くの機器が接続されている」といった理由で回線が不安定になることが多いようです。Web会議中に通信が不安定になる場合は、利用されているインターネット回線や接続機器の見直しをしましょう。

手軽にコミュニケーションをとりやすくなる反面、対面での会議・商談に比べると信頼関係を築きにくい、コミュニケーションがとりにくいといったデメリットもあります。
特に初めての商談の場合、実際にあったことがない人と信頼関係を深めていくにはオンラインであることが足枷となることもあるでしょう。
資料のまとめ方や説明の仕方などにより注意を払う必要がありますし、オンラインならではのコミュニケーションのコツを押さえることも重要です。
ちなみに、オンラインで名刺交換をしたりするツールがあり、それをアイスブレイクに使っている方もいますし、背景画像にその土地の名産品や商談相手の企業のロゴを用意して緊張感をほぐす工夫を行ったり、画面越しでも伝わるように相槌などは大げさにしっかりと音声を出すようにするといったオンラインを前提としたコミュニケーションを実践されている方もいらっしゃいます。

テレビ会議システムは、専用機器が必要という点がWeb会議システムとは異なります。基本的には会議室にシステムを常設し、VPNや専用線などの拠点間通信回線などを用いて別拠点の会議室同士をつなぐ形になります。

通信はVPNなどの拠点間通信を用いて行われるため、システムはグループ内だけで結ばれており、外部とはつながっていません。したがって、通信のセキュリティはそのソフトウェアに依存しているWeb会議システムと比べて、システムがウイルスに感染するといったリスクが低いでしょう。
拠点間接続の回線も、一般的なインターネット回線とは独立したものを使用することが多いため、安定しているのも特徴です。Web会議のように、動画がカクカクしてしまう。音声も聞こえにくい…といったことが起きにくいのがメリットです。

システムを構築するには高価な専用機器が必要であるため、コストはかなり高くなってしまいます。また、決して安くない保守費用も定期的にかかってきます。
そのうえ、導入の際には大掛かりな工事をしなくてはならないので、手間がかかることが多いです。

最大のネックといえるのが、使用できる場所が限られているという点です。たとえば、本社と支社の会議室に専用機器を設置して端末を接続したとしましょう。その場合、テレビ会議に参加するためには本社か支社の会議室まで足を運ぶ必要があります。つまり、出張中や移動中の人はこのシステムを利用することはできないのです。これはかなり大きなデメリットだといえます。

しかも、会議室でしか使えないということは、用途がほぼ会議だけに限られるという事実を意味しているのです。クライアントとの打合せや商談などで使用することは難しいでしょう。以上の点から、手軽さやコストパフォーマンス、あるいは汎用性の高さなどを重視している人にとってはこのシステムは不向きだといえます。

現在、様々なWeb会議システムが発表されており、どれを選んだらいいのかわからない…という方も多いのではないでしょうか？
ここでは導入時の注意点や選び方について解説していきます。

Web会議システムでは無料で利用できるコンシューマー向けプランと、ビジネスプランが提供されているケースが多いです。無料プランだと、会議時間に制限があったり、会議の参加可能人数が少なかったり、録画機能がなかったりします。
もちろん無料で利用できる範囲でも一定のレベルで利用することができますが、ビジネス向けプランにすることで、ストレスなくWeb会議をすることが可能です。
またビジネス向けプランにはセミナーなどが行える機能もあったり、ユーザーの管理機能があったりするので、企業で導入するのであればビジネスプランが必須と言えるでしょう。

Web会議はインターネットを経由して音声や映像をやり取りします。
使用しているインターネット回線が不安定だと、映像が止まったり音声が途切れたりなどが起こり、ストレスのかかる会議になってしまいます。
Web会議の場合、上り（アップロード）と下り（ダウンロード）両方でのやり取りが発生します。1人頭上りでは1Mbps、下りは10～30Mbps必要だと言われています。サービスによって若干の増減はありますが、例えばZoomを使った場合、1対1のWeb会議で1時間あたり約494MB、Microsoft Teamsであれば約795MBデータ通信量を消費するそうです。
実際には会議での通信以外にも、クラウドストレージからファイルを呼び出していたり、ブラウザで複数タブにてWebページを開いていたりすることもあるので、それ以上に帯域が必要なケースもあります。
まずは今の自分のインターネットがどのくらいの速度が出ているかを確認して、必要な帯域を確保できているか確認しましょう。もし帯域が足りない場合は、インターネット回線のプラン見直しも検討することをおすすめします。

自社への導入である場合、社員にアプリをインストールさせるのにさほどハードルはないでしょう。
しかし、取引先などがそのアプリを導入していない場合は、アプリのインストールから依頼しなければならず手間をかけてしまいます。自由にアプリのインストールができないセキュリティポリシーになっている企業もいるので、社外の人ともWeb会議を行うならばブラウザから参加できるWeb会議システムを選ぶようにしましょう。基本的にはログインなどは必要になってしまうので、事前に使用する会議ツールの共有を行うことは忘れずに。
尚、クライアント側でアプリや会員登録の必要がないシステムもあります。
例えば、bellface（ベルフェイス）というシステムは、クライアント側にインストールや会員登録を求めなくても利用できるWeb会議（どちらかというとオンライン商談に特化）です。画面や映像はブラウザ経由で、音声は電話でつなぐことができるので、クライアント側のインターネット回線が帯域不足でも音声は安定して届けることができるなどのメリットもあります。

新型コロナウイルス蔓延期間での3密対策（密閉・密集・密接）によって、どこの企業でもWeb会議に対する抵抗がなくなってきているように感じます。Web会議をする双方がストレスなく利用できるシステムを選べるといいですね。

どの企業でもおおよそ利用されているのは、Google Workspace™ の機能にある Google Meet 、Microsoft Teams、Zoomの三つではないでしょうか？
今回はその3つについて比較してみました。

基本的にはどのシステムも大きな差はないかなと思います。
必要なID数などによって選ぶシステムやプランも変わりますし、すでにGoogle WorkspaceやMicrosoft 365などを導入している場合は、その機能内で利用する形でもいいでしょう。

主要Web会議システムを比較！でもご紹介したように様々なWeb会議システムが提供されています。
社内外での会議をしている経験上、2～3つくらいツールを利用することもあるため、現在社内で導入しているサービスの機能にWeb会議機能があるかどうか、また、取引先などで使用されているWeb会議システムは何になるのかを調査し、導入するシステムを検討しましょう。
商談に特化したツールなど、目的によっては最適な選択が異なる可能性もあるため、契約する数（ID数）や利用用途・目的を明確にし、各種ツールの検討を行いたいですね。

インターネットに接続できる環境があり、カメラとマイクがついたデバイスさえあればWeb会議を利用できます。ほとんどのノートPCにはマイクとカメラが付属していますが、デスクトップPCをメインに利用されている方は、別途マイクやカメラといった機器を追加購入する必要があります。
個人のPCを使ってWeb会議を行う場合は、マイク付きのイヤホンがあると、外に会議の音声が漏れず、自分の声もクリアに届けることができるので、ぜひ購入を検討してみてください。
また、会議室などで複数人が集まってWeb会議をする場合、複数人がそれぞれのデバイスで音声を拾ったりしてしまうとハウリングしてしまいます。会議室などに集まって複数人でWeb会議する場合は、最低限ノイズキャンセリングやエコーキャンセリングの機能がある集音マイク・スピーカーを導入しましょう。最近では、話者に焦点を当てるカメラなどもありますので、会議の効率や効果を高めたい方は検討してみてはどうでしょうか？

最後に、Web会議をする場所も重要だということをお話したいと思います。
会議室などが限られており、それぞれのデスクでWeb会議をしている場合、他の従業員の会話などが入ってしまったりして、会議自体がやりにくい…となってしまうことがあります。
理想は個別のブースに入り、周りの雑音が入る心配をせずに集中して会議に臨みたいところです。企業によっては、ここ数年でオフィスレイアウトを変更し、中規模会議室を潰して、ソロワークブースを複数用意するような動きもあります。また、オフィス向けBGMを活用すると、周囲の音をBGMで相殺する事で発揮するマスキング効果が期待できます。自席でソロワークブースを用意するのは難しいが、Web会議は積極活用していきたいと考える企業においてはオフィス向けBGMによって周囲の雑音対策を行うという選択肢も是非参考にしてみてください。

Web会議とテレビ会議は一見同じように見えますが、実際は違いがあります。そこで重要になってくるのが、自社で使用する場合にはどちらが適しているのかという見極めです。たとえば、コストがかかっても高品質で安定したシステムを構築したいという場合はテレビ会議が有力な選択肢になりますし、コストの安さや汎用性の高さを重視するなら選ぶべきはWeb会議です。その辺りの判断をくれぐれも間違えないようにしましょう。