業務時間やコスト削減につながることから、グループウェアの導入を考える企業が増えています。 グループウェアは提供するベンダーによってさまざまな製品があり、同じベンダーの製品であってもさまざまなプランがあります。

企業によっては、いざ導入しようと思っても何を基準に選べば良いのかわからないケースもあるでしょう。 そこで、多種多様なグループウェアのタイプを紹介し、業務に活用できる選び方を解説していきます。

グループウェアとは、組織内のメンバーが情報共有やタスク管理などを行うためのソフトウェアです。メール、チャット、カレンダー、タスク管理、ファイル共有などの機能により、組織の効率性と生産性を向上させます。

さまざまなデバイスでアクセスでき、チームメンバーが同じ情報にアクセスし、共同作業を行うことができるため、働き方改革の浸透により導入する企業が増えています。

多種多様なグループウェアの中から、自社に合った製品を選ぶポイントを解説します。

現代のビジネスシーンではモバイル利用が必要不可欠になっているため、 グループウェアのマルチデバイス機能はしっかり確認する必要があります。

大手ベンダーのグループウェアはマルチデバイス対応になっていることがほとんどですが、端末へのインストールの有無、メールの個別設定などの違いがあり、Androidは対応しているが、iPhoneでは利用不可といったケースもあります。スマートフォンやタブレットでの使用は可能か、 対応しているOS（iOSやAndroid、Windowsなど）は自社で管理しているデバイスに対応しているかをチェックしましょう。

また、グローバル化に伴い海外進出する企業も多く見られます。グループウェアのグローバル対応も製品の選定において重要な確認事項です。タイムゾーン対応はしているのか、利用可能言語は何ヵ国かなどは製品によって違いがあります。

グローバル対応に関しては海外の大手ベンダーが強い傾向にあります。他の機能とのバランスを見ながら選定しましょう。

すでに導入しているシステムやITサービスがある場合、そのシステムやサービスとの連携が可能かどうかも確認しましょう。
ある情報はこっちで、他の情報はあっちで…といった形でそれぞれのサービスで情報が分割して管理されることで、利用方法が煩雑になったり確認する工数が増大してしまったりすると元も子もないですよね。

特にグループウェアは企業活動における様々な場面で活用されるツールになるため、既存システムやサービスとの連携ができる方が効率化につながりやすいです。

APIやプラグインを利用した連携方法が代表的です。自社でカスタマイズして対応できるケースもあるため、導入前にどういった方法でどこまでの作業を連携・処理できるのかを確認しましょう。

現代は1人1台、スマートフォンを持っているのが当たり前の時代になりました。 だからといって、すべての社員のITリテラシーが高いとは限りません。グループウェアを社内に普及させるには、ITスキルの差や年代に関わらず使えることが求められます。 そのため、直感的な操作性や操作に迷うことがあってもすぐに覚えられるシンプルな画面であることも重要なポイントです。

今まで使ってきたシステムをすべて新しいグループウェアに変更すると、利用する社員にもストレスがかかります。 ITリテラシーが高い社員であっても、通常業務をこなしながらたくさんの新機能を使いこなすのは大変です。

グループウェアの操作を覚えるまでに時間のかかる人たちに合わせたサービスを選ぶなど、従業員のITリテラシーを考慮したサービス選択ができると良いでしょう。
無料トライアルがあるサービスもあるので、まずは試してみるのもおすすめです。

グループウェアにはさまざまな機能があり、多機能・高性能を求めると価格は高くなりがちです。しかし多種多様な機能のうち、果たしてどこまでが実際の業務に必要でしょうか？いくら機能性に優れていても、現場で使う機会がなければ導入する意味がありません。

グループウェアを導入するときは、いかに必要な機能を予算内に収めるかが大切です。 現場の業務がどのように行われているかをしっかり把握したうえで選択するようにしましょう。

ただし、コストカットを優先するあまりセキュリティの低いサービスを選ぶのは良くありません。 セキュリティを軽視したばかりに情報漏えいやウイルス感染などのトラブルが起これば、 かえって莫大なコストがかかりかねません。コストをかけるべき部分と省く部分の見極めは非常に重要になってきます。

グループウェアの導入と運用はコストとのバランスを考えて決めるようにしましょう。

グループウェア内で共有される情報には、取引先情報や従業員の個人情報といった重要な情報が含まれます。
グループウェアを選ぶときに確認したいセキュリティ項目は以下の通りです。

サイボウズ Officeは、サイボウズ株式会社が提供している中堅・中小企業向けのグループウェアで、昨今はクラウド版が主流です。日本生まれのグループウェアで、柔軟なカスタマイズ性を持ち、組織のニーズに合わせて機能の追加やレイアウトのカスタマイズなどが可能です。セキュリティ面も配慮されており、IPアドレス制限などのアクセス制御、データの暗号化、BASIC認証などが標準で備わっています。

組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑化させ、業務の効率化を図るための総合的なツールとして利用されています。

カスタムアプリでは、標準機能にないアプリケーションをユーザー側で簡単に作成することができます。
日報や顧客台帳、商談管理など、業務に応じてグループウェアをカスタマイズできるのが特徴です。

Microsoft 365は、Microsoftが提供する、皆さまおなじみのExcelやWord、PowerPointなどの機能に加えてグループウェアの基本機能を有したサービス群です。

何といってもWord、Excel、PowerPointを利用できるのが特徴です。インターネットに接続していればいつでもどこからでも各種Microsoftサービスを利用できます。また、セキュリティ面でも高いレベルの機能を有しており、強力なアクセス制御や認証機能が搭載されているほかデータの保護やセキュリティアップデートもしっかりと行われています。

Google Workspaceは、Googleが提供する、GmailやGoogleカレンダーなどが使えるグループウェアです。

個人利用も多いGmailをビジネスでも使用することができるため、使い勝手がよいと評判です。大容量のメールボックス、高度なセキュリティ対策、スパムフィルタリングなどの機能もあり、ビジネスに必要なセキュリティ対策も持ち合わせています。

Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライドはMicrosoft Officeアプリケーションとの互換性が高く、リアルタイムでの共同作業にも向いていることから、採用する企業も多いです。クラウド上でのデータの保存・管理もしやすいため、チームの生産性と効率性の向上が期待できるでしょう。

また、Googleのセキュリティと信頼性に基づいて設計されており、データの保護、アクセス制御などのセキュリティ対策が高いレベルで講じられています。

企業規模を問わず利用が当たり前になってきていることから、グループウェア製品はより多種多様になっています。

最初はどのような製品があるのかわからず選び方に苦労するかもしれません。 しかし、一つひとつの製品を吟味すると同時に自社に必要な機能を見定めれば、 適切なグループウェアを選ぶことができます。コストカットを重視しすぎたり導入を焦ったりするよりも、 それぞれの製品をじっくりと比較し、自社に合ったグループウェアを選びましょう。