業務効率化はグループウェアで！7つの基本機能が会社の明日を変える！

業務や作業を効率的に進めるためのツールとしてグループウェアが注目を集めています。業務の効率化はビジネスを円滑に進めるための大変重要な課題です。しかし、グループウェアを導入しても使い続けなければ意味がありません。そこで、グループウェアの基本的な機能を紹介し、導入することによって具体的にどのようなメリットがあるのかを解説していきます。グループウェアの詳細を把握し、グループウェアの選定に役立ててください。

グループウェアとは企業内での業務や作業をスムーズにするためのソフトウェアです。会社組織内のコンピューターネットワークを使って、社内連絡や情報共有などを行います。

企業内にサーバーを置いてネットワークを形成するオンプレミス型のグループウェアが主流でしたが、IT技術の進化に伴いクラウド型のグループウェアが増えるようになりました。オンプレミス型と比べて初期費用がかからず、導入までの時間が短いことから、クラウド型のグループウェアを導入する企業も年々増加傾向にあります。

さまざまなITベンダーがグループウェアのパッケージを販売しているため、導入の際にはどの機能が必要なのか自社のニーズをきちんと把握したうえで選ぶことが肝心です。

グループウェアの機能は提供するベンダーによってさまざまな違いがあります。ここではどのグループウェアにも含まれている基本的な機能として、メール・掲示板・回覧板・グループチャット・施設管理・スケジュール管理・ワークフローの7つを紹介します。

グループウェアの機能は提供するベンダーによってさまざまな違いがあります。ここではどのグループウェアにも含まれている基本的な機能として、メール・掲示板・回覧板・グループチャット・施設管理・スケジュール管理・ワークフローの7つを紹介します。

1.メール
メール機能は通常の送受信はもちろん、送信したいファイルを一括添付できたりメールを自動振り分けしたりなどの機能がついています。メールアカウントの共有も可能なので、部署を代表して他部署にメール送信する際もメールの送受信状況がすぐに確認できます。

2.掲示版
掲示板はチームや部署内で連絡事項を通知・閲覧するための機能です。部署やチームごとにカテゴリ設定できるほか、通知する人のアクセス権限設定も可能。全社通知はもちろん、情報を伝達したい部署の範囲を限定することもできます。

3.回覧板
もうひとつ、社内での連絡事項ツールが回覧板です。機能は紙の回覧板と同じですが、グループウェアの回覧板の場合、既読・未読の確認ができるため、回覧漏れ、連絡漏れを防ぐことができます。

4.グループチャット
グループチャットは複数人で同時に会話のやり取りができるツールです。1対1でのやり取りからメンバーを限定したグループ単位でのチャットまでが可能で、外出中でも社内のメンバーとリアルタイムで会話をすることができます。

5.施設管理
施設管理は施設や設備などをスムーズに共有するための管理機能です。会議室や社用車、その他の共有設備など、どの部署の誰が使う予定なのかを把握でき、ブッキングなどの心配なくスケジュールを組むことができます。

6.スケジュール管理
スケジュール管理は社員間の予定がすぐにわかる共有機能です。部署やチーム内でスケジュールを共有することで不在状況や空き時間の確認ができます。

7.ワークフロー
ワークフローはこれまで作成に時間がかかっていた申請書を簡単に作ることができるほか、承認もクリックひとつで簡単に行えます。どの申請書が届くのか、誰が承認したのかなどの確認もでき、モバイル対応していれば出先にいてもクリックひとつで承認可能です。多くの場合、代理承認機能もついています。

グループウェアはベンダーによってオプションをつけることもできますが、基本的な機能だけでも業務効率を上げることが可能です。

たとえば、クラウド型のグループウェアであれば、どのデバイスを使っていても使うメール機能は同一なため、社員のメールを一元管理することができます。回覧板や掲示板を効率よく使えば業務の時間短縮につながるほかペーパーレスにもなるでしょう。

チャット機能で社員間のコミュニケーションが密になれば、すれ違いによる業務不備も防ぐことができます。さらにスケジュール管理や施設管理の機能を使いこなすことで、現業務における問題点と改善策を可視化できます。

グループウェアを使いこなすまでは少々時間がかかるかもしれませんが、継続して使用することによって金銭的、時間的なコスト削減につながると言えます。

グループウェアを導入することについて、一般的にはどのように思われているのでしょうか。100人の社会人にそのメリットについて聞いてみました。

・会社の内外で、例えば同じプロジェクトなどを共同作業する場合に、複数の人が効率よく作業できる。（40代/女性/個人事業主・フリーランス）

・組織内でのスケジュールやタスクなどの共有ができることは「知らなかった」という言い訳を回避できると思う。（20代/女性/パート・アルバイト）

・メリットとしては、総額コストの削減につながる。（40代/男性/正社員）

・例えば、資料などを保管してあってみんなが見られるとか、会議室の予約できるとか。（30代/男性/正社員）

・今まで手作業で行っていた作業（例えば、勤怠管理等）の効率化が図られるというメリットがあると考えられます。その結果、今話題の残業時間の低減につながるものと思います。（40代/男性/個人事業主・フリーランス）

【質問】グループウェアを導入することでどのようなメリットが得られると思いますか？
【調査結果】フリー回答

調査地域：全国
調査対象：【年齢】20 - 29 30 - 39 40 - 49 50 - 59 60 【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間：2017年06月07日～2017年06月14日
有効回答数：100サンプル

時間やコスト削減のほか、スムーズなコミュニケーションをメリットに挙げる声もありました。時間や業務の手間などを省くことができれば、それだけ業務の効率化につながると考えているようですね。

まとめ

社内業務がスムーズに回らないことには、社員間のコミュニケーション不足や連絡漏れ、非効率な作業方法などさまざまな要因があります。グループウェアはこれらの要因を取り除くことができる画期的なシステムです。

業務の効率化を図ることで時間と金銭の無駄を省けば、残業を減らすこともできるのです。ただし、グループウェアの選定には現場のニーズを吸い上げることが大切です。その企業にあったグループウェアを導入することで業務効率は格段に上がるでしょう。